E-Mail Import (POP3-Postfach)

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Last updated: Sept 12, 2022 by Alexandra Rupacher
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Allgemeines

E-Mails, die in Ihrem Postfach eingehen, können schnell und bequem in den eRecruiter geladen werden. Sowohl der E-Mail-Text als auch eventuell angehängte Dateien werden übernommen und können entweder einem bestehenden Bewerber oder einem neuen Bewerber, welcher im Zuge des Imports erstellt werden kann, zugeordnet werden. Außerdem kann der E-Mail- Text auch in die Kundenhistorie gespeichert werden.

Es bestehen zwei Möglichkeiten, die E-Mail-Korrespondenz in den eRecruiter zu laden:

Bitte beachten Sie, dass das eRecruiter Outlook Plugin ein „Windows“-Betriebssystem und das Programm „Microsoft Outlook“ voraussetzt.

E-Mail-Import über Postfach

Der Benutzer leitet jene E-Mails, die in den eRecruiter übernommen werden sollen, an eine bestimmte E-Mail-Adresse (z.B.: eR-Import@Firma.com) weiter.
Der eRecruiter fragt in regelmäßigen Abständen dieses „Sammelpostfach“ ab, übernimmt alle E-Mails inkl. Attachments, die dort warten, direkt ins System und weist sie dem entsprechenden Benutzer im eRecruiter (identifiziert anhand der Absenderadresse) zu. Das funktioniert mit allen E-Mail Programmen und es ist kein Plugin notwendig. Im eRecruiter können diese E-Mails weiter bearbeitet werden.

Voraussetzungen:

  • POP3-Postfach
  • eRecruiter-Benutzer müssen dieselbe E-Mail-Adresse konfiguriert haben, wie jene, von der E-Mails weitergeleitet werden

Erforderliche Informationen für die Einbindung eines POP3-Postfachs

  • POP3 Host
  • Port
  • SSL: Ja/Nein
  • Benutzername
  • Passwort
  • Fallback-Benutzer* 
    * kann eine E-Mail nicht eindeutig einem Benutzer zugeordnet werden, verwendet das System den Fallback-Benutzer


E-Mails inkl. Attachments einem Bewerber zuordnen

Die hochgeladenen E-Mails finden Sie im Posteingang im Notification Center. Mit einem Klick "Posteingang"  können Sie die E-Mails, die Sie an das Sammelpostfach weitergeleitet haben, ansehen. Durch einen weiteren Klick auf eine der weitergeleiteten E-Mails, können Sie den E-Mail-Text sowie die Anhänge einer Person (Bewerber oder Ansprechpartner) zuordnen.

Bitte beachten Sie, dass Anhänge (Dokumente) lediglich Bewerbern zugeordnet werden können.


Outlook 365

Mit 1. Oktober 2022 beginnt Microsoft mit der Abschaltung von Basic Authentification - auch bekannt als Legacy Authentification oder Standardauthentifizierung. Auch eRecruiter hat bisher Basic Authentification für die Weiterleitung von E-mails an POP3 Postfächer genutzt. Mit diesem Release wird die Authentifizierungsmethode auf modern umgestellt.

Um weiterhin das POP3 Postfach nutzen zu können müssen die bestehenden Einstellungen für das Postfach angepasst werden. Hierzu werden folgende Informationen benötigt:

  • Oauth2 Client Id
  • Oauth2 Client Secret
  • Oauth2 Tenant Id

Diese Informationen können in Microsoft Azure Account des Unternehmens abgefragt werden. Diese müssen vom Kunden bei der jeweiligen IT Abteilung angefordert werden. Weitere Informationen zum Einrichten in Azure findet ihr hier.


E-Mail-Import-Ablauf