Ansicht am Bewerberportal

eRecruiter bietet die Option 2 verschiedene Texte pro Bewerberportal zu hinterlegen.

Einen Text für die Datenschutzinformation und einen anderen für die Einwilligungserklärung.

Am Bewerberportal gibt es dafür 2 Checkboxen:

Die Texte werden in einem Overlay angezeigt, sobald man die zugehörige Checkbox aktivieren möchte.

Beispielsweise können sich die Inhalte und Anwendung wie folgt gestalten:

Datenschutzinformation

Diese kann genutzt werden, um zu beschreiben zu welchem Zweck die am Portal einzugebenden Daten genutzt werden und an wen diese Daten weitergegeben werden bzw. in welcher Art und Weise sie verwendet werden.

Die Checkbox zu diesem Text ist IMMER verpflichtend.

Einwilligungserklärung

Die Einwilligungserklärung könnte dazu verwendet werden um Bewerber zustimmen zu lassen, dass Ihre Daten für einen längeren Zeitraum aufbewahrt/verarbeitet werden dürfen als für den abgegebenen Zweck notwendig ist. zB Evidenzpoolhaltung.

Diese Checkbox kann als verpflichtend oder optional eingestellt werden, auch das Ausblenden der Checkbox ist möglich.

Es können Richtlinien in unterschiedlichen Sprachen und für verschiedene Bewerberportale definiert werden.

Wir bitten um Verständnis, dass wir keine Empfehlungen zu den Texten oder deren Einstellungen abgeben können – sprechen Sie dieses Thema unbedingt mit Ihren Datenschutzbeauftragten und / oder Ihrem Rechtsbeistand ab.

Ansicht im eRecruiter

Im Rahmen der Anpassungen für die EU-DSGVO wird das Datum der Zustimmung / des Widerrufs zur Datenschutzinformation & Einwilligungserklärung der Bewerber in einem eigenen Feld gespeichert. Dieses Feld wird in der Bewerberübersicht angezeigt und kann in Bewerbersuchen als Kriterium verwendet werden. Bei jeder Änderung der Datenschutzinformation oder Einwilligungserklärung wird das Feld zurückgesetzt. Sie können im Bewerberprofil genau sehen, welcher Version der Bewerber zugestimmt hat.

Es kann für die Einwilligungserklärung ein Gültigkeitszeitraum gespeichert werden.

Der Bewerber hat die aktuellste Version der Datenschutzinformation gelesen und der aktuellsten Version der Einwilligungserklärung zugestimmt
Der Bewerber hat die aktuellste Version der Datenschutzinformation gelesen aber keiner Einwilligungserklärung zugestimmt (oder einer veralteten Einwilligungserklärung zugestimmt)
Der Bewerber hat die Datenschutzinformation NICHT gelesen oder nur eine veraltete Version davon

Im Profil des Bewerbers ist immer der jeweilige Status und welcher Version der Datenverarbeitungsinformation oder Einwilligungserklärung der Bewerbers war zu sehen. Ist diese nicht mehr aktuell, so kann die akzeptierte Vereinbarung angesehen werden. Zu finden unter den "Sonstigen Informationen" im Bewerberprofil

Bewerber - Zustimmung bearbeiten

Sie können mit dem vergebenen Recht - BEWERBER RICHTLINIEN VERWALTEN - die Richtlinien des Bewerbers verändern.

Zum Beispiel: Der Bewerber hat ein Gespräch mit Ihnen, Sie legen ihm die Datenverarbeitungsinformation vor und lassen sich diese unterschreiben. Damit dies auch beim Bewerber verzeichnet wird, gibt es die Möglichkeit die Richtlinien anzupassen.

Dieses Recht wird vom Support an Sie vergeben, sie können dies jederzeit beantragen.

Klicken Sie in das Bewerberprofil (Name des Bewerbers)

Anschließend in der Aktionsleiste auf MEHR

Nun können Sie wählen, welchen Richtlinien der Bewerber zugestimmt hat oder welche widerrufen wurden. Ebenso können neue Richtlinien hinterlegt werden.

Änderung der Texte zu Datenschutzinformation oder Einwilligungserklärung

Änderungen an den Texten können selbstständig vorgenommen werden. Zuvor muss ein weisungsbefugter User (zumeist Keyuser) bei unserem Support bekanntgeben, welche Benutzer über die benötigten Berechtigungen verfügen sollen.

Anschließend können die Richtlinien unter „Einstellungen“ → „Mehr“ → „Richtlinien/Erklärungen“ geändert (für Layout/Tippfehlerkorrekturen) oder durch eine neue Version (neuer Inhalt) ersetzt werden.

Wird eine neue Version hinterlegt, hat dies Auswirkungen auf alle Bewerber in der Datenbank!

Wenn eine neue Einwilligungserklärung hinterlegt wird, werden alle Bewerber, die dieser zugestimmt haben von „grün“ auf „gelb“ gelegt, da diese Version nun veraltet ist:

Vor der Versionsänderung der Einwilligungserklärung:

Nach der Versionsänderung der Einwilligungserklärung:

Alle Bewerber, die bereits die Datenschutzinformation gelesen haben, würden bei einer Versionsänderung dieser „rot“ aufscheinen:

Vor der Versionsänderung der Datenschutzinformation:

Oder

(je nachdem ob die Einwilligungserklärung auch akzeptiert wurde)

Nach der Versionsänderung der Datenschutzinformation: