E-Mail Vorlagen erstellen & bearbeiten

Alles rund um die E-Mail:

E-Mail-Adressen und Signaturen

In diesem Bereich können beliebig viele E-Mail-Adressen und zugehörige Signaturen angelegt und bearbeitet werden.

In das Menü gelangt man über das

1. Zahnradsymbol  oben rechts, dann auf den Button
2. "Einstellungen" klicken und in der Detailnavigation
3. "E-Mail-Adressen und Signaturen"

In der linken Spalte befindet sich eine Drop-Down Liste, wo bereits erstellte E-Mail-Adressen inklusive Signaturen ausgewählt werden können um sie zu bearbeiten oder zu löschen.

Auf der rechten Seite ist das Bearbeitungsfeld für E-Mail-Adressen und Signaturen.

• Das Feld "Kurzbeschreibung" beschreibt die Signatur, und sollte für den Benutzer eindeutig sein, daher sind Kennzeichnungen wie: Sigantur_extern, Sigantur_intern, Meine Signatur, Allgemeine Signatur, Persönliche Signature, Name,.... usw. zu empfehlen.
• Das grüne Häkchen zeigt an welche Signatur als Standard verwendet wird (sofern mehrere Signaturen vorhanden sind, kann dies beliebig ausgewählt werden)
• Sie können auch im Namen von anderen Personen (z.B.: Sie versenden Mails im Namen Ihres Vorgesetzten)
   versenden - geben Sie hier den Namen an, welcher bei der E-Mail als Absender stehen soll

• Im nächsten Feld wird die E-Mail-Adresse eingetragen, mit der die Mail versandt wird.

• Danach kann die Signatur (HTML) erstellt werden, diese wird beim Versand von E-Mails verwendet. Es gibt die Möglichkeit mit den Optionen in der Bearbeitungsleiste, die Signatur entsprechend anzupassen:

  Fett                                           

  Kursiv                                       

  Unterstrichen                            

  Hochgestellt                             

  Tiefgestellt                                

  Bündigkeit oder Blocksatz       

  einige Schriftarten                   

  eine andere Schriftgröße         

  Verlinkungen                           

  
  Zudem kann auch der gesamte Quellcode angepasst werden mit der Programmiersprache HTML. Um die Signatur im Codeformat zu sehen auf "Quellcode" klicken. Darin können beliebig HTML Anpassungen gemacht werden oder zB ein Quellcode eingefügt werden. Durch erneuten Klick auf "Quellcode" kann die Ansicht wieder gewechselt werden.

• Die Signatur (Text) sollte im Optimalfall mitdemselben Text befüllt werden, sie wird für Briefvorlagen und beim Versenden von Publikationsemails verwendet.

Unter Signatur Datei kann ein Bild hochgeladen werden, das unterhalb der Signatur angezeigt wird.

Mit dem Button "E-Mail-Adresse hinzufügen" können beliebig viele E-Mail-Adressen und Signaturen hinterlegt werden. Eine E-Mail-Adresse kann auch mehrfach angelegt und mit verschiedenen Signaturen versehen werden.

E-Mail Vorlagen

 E-Mail-Vorlagen können im eRecruiter in den Einstellungen verwaltet werden, im entsprechenden Menüpunkt "E-Mail-Vorlagen":

1. Zahnradsymbol  oben rechts, dann auf den Button
2. "Einstellungen" klicken und in der Detailnavigation
3. "E-MailVorlagen"

Bestehende Vorlagen werden mit ihrem Namen angezeigt, der Aktivität mit der sie verknüpft sind und der Hierarchieebene. Ist keine Aktivität eingetragen, so wird diese Vorlage im Workflow an keiner Stelle suggeriert. Wenn keine Hierarchieebene ausgewählt ist, ist diese Vorlage nur für einen selbst sichtbar.

Vorlagen können hier durch Klick auf den roten Button "Löschen" gelöscht, durch das Puls-Symbol unten rechts, neu angelegt, oder durch Klick auf den Namen der Vorlage bearbeitet werden.

Bei Bearbeitung der Vorlage öffnet sich die Vorlage in einem neuen Fenster:

• Hier kann ein beliebiger Name vergeben werden.
• Die Hierarchieebene kann bestimmt werden mit dem Bearbeiten-Symbol, danach ist die Vorlage für alle eRecruiter User sichtbar, die sich auf derselben oder eine der darunterliegenden Hierarchieebenen befinden.
• Bei Aktion kann die Mailvorlage mit einem passenden Workflowschritt verknüpft werden, sodass sie im Mailkommunikationsfenster vorgeschlagen wird.
• Auch die Freigabe der Vorlage am Kundenportal ist möglich, sofern der eRecruiter über ein erweitertes Kundenportal, das direkte Kommunikation mit dem Bewerber erlaubt, verfügt.
• Links ist eine Liste an Platzhaltern vorhanden, bei Doppelklick werden diese automatisch in das Textfeld übernommen. Weitere Platzhalter können aus unserer Platzhalterliste kopiert werden. 
  Ein Platzhalter hat zu Beginn und am Ende immer ein $ Symbol. Innerhalb dieser ist die Quelle angegeben, aus der die Daten bezogen werden.
  Bei Klick auf Vorschau werden die Platzhalter in der Mailvorlage automatisch mit Dummywerten versehen um einen besseren Eindruck zu vermitteln, wie die Vorlage im Gebrauch aussieht.
• Der Text kann wie auch die Signaturen mit dem Texteditor in der Formatierung beeinflusst werden.
• Beim Erstellen einer Vorlage sollte berücksichtigt werden, dass eine Grußfloskel eventuell bereits in der Signatur vorhanden ist. In diesem Fall müsste sie in der Vorlage weggelassen werden.

• Gespeichert wird die Vorlage mit einem Klick auf das grüne Häkchen.