As soon as you use any of your workflow activities which allows communication with the applicant, there will pop up a window where you can choose the type of communication.
There could be 3 possibilities:
- telephone
- letter
We would like to provide you some more information about e-mail communication:
Let's assume you got a new online application and after checking the documents you decide to reject the application. In your eRecruiter workspace you use the activity "Reject application" and in the following pop up you choose "e-mail":
Now you will get a pop up for the e-mail communication with the applicant:
| 1 | Overview | On the left side you can see the name of the applicant who will receive this mail. On the right side you can see which job is concerned. |
| 2 | Templates | You can choose from different templates here.You can either show "only suitable templates" (for this workflow activity) or all. When creating new e-mail templates you have the possibility to connect the suitable activity for each template. In this case only these suitable templates could be shown here. |
| 3 | e-mail text | Durch Verwenden einer E-Mailvorlage wird Ihnen hier der gewünschte Text bereits vorgeschlagen. Sie können ihn jederzeit editieren und mittels Editor auch formatieren. |
| 4 | time delay | Ohne eine Zeitverzögerung wird dieses E-Mail nach Klick auf Speichern in Ihren Postausgang gelegt und kann von dort aus sofort versendet werden. Sollten Sie eine E-Mail bereits für einen späteren Versand vorbereiten wollen, können Sie dies hier tun. Geben Sie einfach bei Zeitverzögerung das gewünschte Datum an, an diesem Datum wird dann das E-Mail automatisch in Ihrem Postausgang bei den noch nicht versandten Mails aufscheinen. |
| 5 | signature | Wenn Sie nur 1 Signatur hinterlegt haben, scheint diese Anzeige bei Ihnen gar nicht auf, Ihre Signatur wird automatisch an jedes E-Mail angefügt. Sollten Sie bei Ihrem Benutzer mehrere Signaturen hinterlegt haben, können Sie hier im Dropdown die gewünschte auswählen (die Standard-Signatur wird dabei automatisch vorgeschlagen und kann von Ihnen geändert werden). |
| 6 | attachments | Sie können durch Klick auf "Datei auswählen" ganz einfach Dokumente von Ihrem PC als Attachment anfügen. Sollten Sie in Ihrem eRecruiter Globale Dokumente (das sind Dokumente, auf die jeder eRecruiter User Zugriff hat, beispielsweise ein Anfahrtsplan) hinterlegt haben, können Sie diese direkt im Dropdown auswählen, um sie der E-Mail anzuhängen. |
Important:
Sobald Sie Ihr E-Mail fertig bearbeitet haben, klicken Sie rechts unten auf 
um das E-Mail zu speichern.
Dies bedeutet aber nicht, dass das E-Mail an den Bewerber gesendet wird. Das E-Mail liegt nun in Ihrem Postausgang und muss von dort versendet werden.
Öffnen Sie dazu im Notification Center den Postausgang. Sie sehen dort anhand der roten Hinweisziffer, dass es unversandte Mails gibt.
In der Übersicht des Postausgangs sehen Sie nun Ihre unversandten Mails bzw. können ganz oben beim Filter auch einen Blick auf die zeitverzögerten Mails werfen.
Sie können jede einzelne E-Mail durchklicken und löschen, bearbeiten oder senden.
Sollten Sie sicher sein, dass Sie alle E-Mails versenden möchten, können Sie auch in der schwarzen Aktionsleiste am unteren Rand "Alle E-Mails versenden" auswählen (oder an dieser Stelle alle E-Mails aus dem Postausgang löschen und nicht versenden).
communication with several applicants at once
Wenn Sie zum Beispiel mehreren Personen absagen müssen, müssen Sie nicht mit jedem einzelnen kommunizieren, sondern können die betroffenen Bewerber alle auswählen und die Aktivität durchführen:
Es öffnet sich nun das E-Mail Kommunikationsfenster für den ersten Bewerber und man kann durch Klick auf "Ähnliche Aktivitäten automatisch durchführen" auswählen, dass die weiteren Bewerber genau den gleichen E-Mail Text erhalten. Durch Verwendung von Platzhaltern in den E-Mailvorlagen ist natürlich sichergestellt, dass jeder Bewerber mit korrektem Namen usw. angesprochen wird.
