Allgemeines Outlook Plugin
E-Mails, die in Ihrem Postfach eingehen, können schnell und bequem in den eRecruiter geladen werden. Sowohl der E-Mail-Text als auch eventuell angehängte Dateien werden übernommen und können entweder einem bestehenden Bewerber oder einem neuen Bewerber, welcher im Zuge des Imports erstellt werden kann, zugeordnet werden. Außerdem kann der E-Mail-Text auch in die Kundenhistorie gespeichert werden.
Es bestehen zwei Möglichkeiten, die E-Mail-Korrespondenz in den eRecruiter zu laden:
- eRecruiter Outlook Plugin
- POP3-Postfach
Bitte beachten Sie, dass das eRecruiter Outlook Plugin ein „Windows“-Betriebssystem und das Programm „Microsoft Outlook“ voraussetzt.
eRecruiter Outlook Plugin
Das Plugin wird lokal auf Ihrem Computer installiert und bindet sich automatisch in Microsoft Outlook ein. Die E-Mails können nach der Installation bequem per Mausklick hochgeladen werden.
Voraussetzungen
- „Windows“-Betriebssystem: XP, Vista, 7, 8
- Microsoft Outlook: 2007, 2010, 2013
- .NET Framework ab Version 2.0 (empfohlen ab V4.5)
Installationsdatei
Die Installationsdatei ist unter Einstellungen im Bereich „Downloads“ zu finden. Um den Download der Installationsdatei zu starten, wählt man den Link „ePunkt eRecruiter „eRecruiter Outlook Plugin Setup“ aus. Anschließend führen Sie die Installationsdatei aus.
Aktionen im Microsoft Outlook 2010
Nach der Installation des Plugins ist ein Neustart von Microsoft Outlook erforderlich.
Nachdem Sie Microsoft Outlook erneut geöffnet haben, erscheinen in der Registerkarte „Add-Ins“ folgende vier Buttons:
= Einstellungen- E-Mail exportieren
Um E-Mails aus dem Microsoft Outlook zu exportieren und in den eRecruiter zu laden, markieren Sie die gewünschte E-Mail und klicken auf den Button „E-Mail exportieren“ - E-Mails öffnen
E-Mails, die sich im Postausgang des eRecruiters befinden, werden aus dem eRecruiter exportiert und als zu versendende E-Mails in Microsoft Outlook geladen.
- E-Mails sofort versenden
E-Mails, die sich im Postausgang des eRecruiters befinden, können, ohne, dass Sie über den Browser in den eRecruiter einsteigen müssen, versandt werden
Der Ort der Aktions-Schaltflächen im Microsoft Outlook kann je nach verwendeter Version variieren. Wenn Sie eine abweichende Version verwenden und Hilfe bei der Bedienung benötigen, wenden Sie sich bitte direkt an den eRecruiter Support.
Benutzeranmeldung
Bei der erstmaligen Benutzung des Tools werden Sie nach Ausführen einer der vier Aktionen nach Ihren Anmeldedaten gefragt und unter welcher Adresse Ihr eRecruiter erreichbar ist.
Bitte geben Sie hier den Link an, welchen Sie auch normalerweise verwenden, wenn Sie im Browser mit dem eRecruiter arbeiten.
Anschließend geben Sie noch Ihre eRecruiter Benutzerdaten an.
E-Mails
inkl. Attachments einem Bewerber zuordnenDas ePunkt eRecruiter Outlook Plugin wechselt dann die Ansicht in Ihrem Browser, wo auch gleich Ihre hochgeladene Datei angezeigt wird. Durch einen Klick auf "Zuweisen", können Sie den E-Mail-Text sowie die Anhänge einer Person (Bewerber oder Ansprechpartner) zuordnen.
importieren
Markieren Sie die entsprechende Email in Outlook und klicken Sie beim Add In auf "E-Mail exportieren".
Sie können die Email, wenn gewünscht, inkl. Anhängen in den eRecruiter übernehmen.
Auf der folgenden Seite haben Sie die Möglichkeit die hochgeladene E-Mail einem neuen Bewerber oder einer bereits bestehenden Person im System zuzuordnen.
Bitte beachten Sie, dass Anhänge lediglich Bewerbern zugeordnet werden können.
a) neuen Bewerber erstellen
Weisen Sie die Bewerberdokumente korrekt zu:
Lassen Sie den Lebenslauf auslesen (CV Parsing):
Kontrollieren, ergänzen oder ändern Sie die ausgelesenen Bewerberdaten.
Weisen Sie den neu angelegten Bewerber einem offenen Job zu:
b) Alternativ können Sie die Anhänge der Mail einem bestehenden Bewerber zuweisen.
Fehlercode
Wenn bei der Installation des Outlook PlugIns der Fehlercode 2755 erscheint, so liegt dies daran, dass die heruntergeladene Datei sich in einem anderen Laufwerk befindet, als der Ort wo sie installiert werden soll.
Daher muss die Datei einfach in jenes Laufwerk gezogen werden, wo auch die Installation stattfinden soll.
