Sobald Sie über Ihren individuellen Workflow eine Aktivität bei einem Bewerber durchführen, die eine Kommunikation vorsieht, können Sie zunächst im Pop-Up Fenster auswählen, in welcher Art und Weise Sie mit dem Bewerber kommunizieren möchten.
Sie können entscheiden zwischen
- Telefon
- Brief
Auf die Email Kommunikation möchten wir hier näher eingehen.
Nehmen wir an, Sie haben eine neue Onlinebewerbung erhalten und möchten dem Kandidaten nach Durchsicht der Unterlagen absagen. Sie wählen dazu am Arbeitsplatz beim betroffenen Bewerber die Aktivität "Bewerber absagen".
Im folgenden Pop Up Fenster entscheiden Sie sich für "E-Mail".
Nun öffnet sich die E-Mail Kommunikation mit dem Bewerber.
| 1 | Überblick | Links sehen Sie, mit welchem Bewerber Sie gerade kommunizieren. Rechts sehen Sie, um welchen konkreten Job es bei diesem Bewerber geht. |
| 2 | Vorlagen | Wählen Sie hier Ihre gewünschte E-Mailvorlage aus. Sie können entweder "nur passende Vorlagen anzeigen", oder "Alle Vorlagen anzeigen". Wenn Sie Ihre E-Mailvorlagen erstellen und die verknüpfte Aktivität auswählen, werden Ihnen dann hier nur Vorlagen angezeigt, die für die jeweilige Aktivität Sinn machen. |
| 3 | E-Mail Text | Durch Verwenden einer E-Mailvorlage wird Ihnen hier der gewünschte Text bereits vorgeschlagen. Sie können ihn jederzeit editieren und mittels Editor auch formatieren. |
| 4 | Zeitverzögerung | Ohne eine Zeitverzögerung wird dieses E-Mail nach Klick auf Speichern in Ihren Postausgang gelegt und kann von dort aus sofort versendet werden. Sollten Sie eine E-Mail bereits für einen späteren Versand vorbereiten wollen, können Sie dies hier tun. Geben Sie einfach bei Zeitverzögerung das gewünschte Datum an, an diesem Datum wird dann das E-Mail automatisch in Ihrem Postausgang bei den noch nicht versandten Mails aufscheinen. |
| 5 | Signatur | Wenn Sie nur 1 Signatur hinterlegt haben, scheint diese Anzeige bei Ihnen gar nicht auf, Ihre Signatur wird automatisch an jedes E-Mail angefügt. Sollten Sie bei Ihrem Benutzer mehrere Signaturen hinterlegt haben, können Sie hier im Dropdown die gewünschte auswählen (die Standard-Signatur wird dabei automatisch vorgeschlagen und kann von Ihnen geändert werden). |
| 6 | Attachments | Sie können durch Klick auf "Datei auswählen" ganz einfach Dokumente von Ihrem PC als Attachment anfügen. Sollten Sie in Ihrem eRecruiter Globale Dokumente (das sind Dokumente, auf die jeder eRecruiter User Zugriff hat, beispielsweise ein Anfahrtsplan) hinterlegt haben, können Sie diese direkt im Dropdown auswählen, um sie der E-Mail anzuhängen. |
Wichtig:
Sobald Sie Ihr E-Mail fertig bearbeitet haben, klicken Sie rechts unten auf 
um das E-Mail zu speichern.
Dies bedeutet aber nicht, dass das E-Mail an den Bewerber gesendet wird. Das E-Mail liegt nun in Ihrem Postausgang und muss von dort versendet werden.
Öffnen Sie dazu im Notification Center den Postausgang. Sie sehen dort anhand der roten Hinweisziffer, dass es unversandte Mails gibt.
In der Übersicht des Postausgangs sehen Sie nun Ihre unversandten Mails bzw. können ganz oben beim Filter auch einen Blick auf die zeitverzögerten Mails werfen.
Sie können jede einzelne E-Mail durchklicken und löschen, bearbeiten oder senden.
Sollten Sie sicher sein, dass Sie alle E-Mails versenden möchten, können Sie auch in der schwarzen Aktionsleiste am unteren Rand "Alle E-Mails versenden" auswählen (oder an dieser Stelle alle E-Mails aus dem Postausgang löschen und nicht versenden).
Kommunikation mit mehreren Bewerbern
Wenn Sie zum Beispiel mehreren Personen absagen müssen, müssen Sie nicht mit jedem einzelnen kommunizieren, sondern können die betroffenen Bewerber alle auswählen und die Aktivität durchführen:
Es öffnet sich nun das E-Mail Kommunikationsfenster für den ersten Bewerber und man kann durch Klick auf "Ähnliche Aktivitäten automatisch durchführen" auswählen, dass die weiteren Bewerber genau den gleichen E-Mail Text erhalten. Durch Verwendung von Platzhaltern in den E-Mailvorlagen ist natürlich sichergestellt, dass jeder Bewerber mit korrektem Namen usw. angesprochen wird.
