As soon as you use any of your workflow activities which allows communication with the applicant, there will pop up a window where you can choose the type of communication.
There could be 3 possibilities:
- telephone
- letter
We would like to provide you some more information about e-mail communication:
Let's assume you got a new online application and after checking the documents you decide to reject the application. In your eRecruiter workspace you use the activity "Reject application" and in the following pop up you choose "e-mail":
Now you will get a pop up for the e-mail communication with the applicant:
| 1 | Overview | On the left side you can see the name of the applicant who will receive this mail. On the right side you can see which job is concerned. |
| 2 | Templates | You can choose from different templates here.You can either show "only suitable templates" (for this workflow activity) or all. When creating new e-mail templates you have the possibility to connect the suitable activity for each template. In this case only these suitable templates could be shown here. |
| 3 | e-mail text | When using e-mail templates you can already find the suggested text here. Of course you can edit this text. |
| 4 | time delay | Without a time delay this e-mail will be stored in your outbox immediately when saving it. Then you can send it from the outbox to the applicant at any time. But you can also prepare an email for delayed sending. Choose the desired date here and you will find this mail exactly on this date in your outbox in the folder of unsent mails. |
| 5 | signatureWenn Sie nur 1 Signatur hinterlegt haben, scheint diese Anzeige bei Ihnen gar nicht auf, Ihre Signatur wird automatisch an jedes E-Mail angefügt. Sollten Sie bei Ihrem Benutzer mehrere Signaturen hinterlegt haben, können Sie hier im Dropdown die gewünschte auswählen (die Standard-Signatur wird dabei automatisch vorgeschlagen und kann von Ihnen geändert werden | If you only have one signature in the eRecruiter, you won't find this option at all. But if you have several signatures you can use your desired signature here. (the default signature will be suggested automatically). |
| 6 | attachmentsSie können durch Klick auf "Datei auswählen" ganz einfach Dokumente von Ihrem PC als Attachment anfügen. Sollten Sie in Ihrem eRecruiter Globale Dokumente (das sind Dokumente, auf die jeder eRecruiter User Zugriff hat, beispielsweise ein Anfahrtsplan) hinterlegt haben, können Sie diese direkt im Dropdown auswählen, um sie der E-Mail anzuhängen | You can upload an attachment from your computer here. If you have global documents in your eRecruiter (global documents are those that every user has access to, e.g. a map), you can simply attach this documents here. |
Important:
Sobald Sie Ihr E-Mail fertig bearbeitet haben, klicken Sie rechts unten auf 
um das E-Mail zu speichern.
Dies bedeutet aber nicht, dass das E-Mail an den Bewerber gesendet wird. Das E-Mail liegt nun in Ihrem Postausgang und muss von dort versendet werden.
Öffnen Sie dazu im Notification Center den Postausgang. Sie sehen dort anhand der roten Hinweisziffer, dass es unversandte Mails gibt.
In der Übersicht des Postausgangs sehen Sie nun Ihre unversandten Mails bzw. können ganz oben beim Filter auch einen Blick auf die zeitverzögerten Mails werfen.
Sie können jede einzelne E-Mail durchklicken und löschen, bearbeiten oder senden.
Sollten Sie sicher sein, dass Sie alle E-Mails versenden möchten, können Sie auch in der schwarzen Aktionsleiste am unteren Rand "Alle E-Mails versenden" auswählen (oder an dieser Stelle alle E-Mails aus dem Postausgang löschen und nicht versenden)As soon as you finished editing your mail, click on the symbol to save it.
This doesn't mean your e-mail will be sent immediately to the applicant, this just stores the e-mail in your outbox. You have to open your outbox and sent the e-mail.
Open the outbox in your notification center. The red number indicates unsent emails.
In your outbox you will have an overview of unsent mails. With the filter above you can also view the delayed e-mails.
You can click through the e-mails and can edit, send, or delete each.
If you are sure you want to send all of them, you can use the button "send all e-mails" on the bottom to send all at once.
communication with several applicants at once
Wenn Sie zum Beispiel mehreren Personen absagen müssen, müssen Sie nicht mit jedem einzelnen kommunizieren, sondern können die betroffenen Bewerber alle auswählen und die Aktivität durchführen:
Es öffnet sich nun das E-Mail Kommunikationsfenster für den ersten Bewerber und man kann durch Klick auf "Ähnliche Aktivitäten automatisch durchführen" auswählen, dass die weiteren Bewerber genau den gleichen E-Mail Text erhalten. Durch Verwendung von Platzhaltern in den E-Mailvorlagen ist natürlich sichergestellt, dass jeder Bewerber mit korrektem Namen usw. angesprochen wird.
If you want to reject several applications at once, you don't have to do it seperately. You can choose all concerned applicants and use the activity:
Now you will find the pop up for e-mail communication for the first of the applicants. If you tick the checkbox "perform similar activities automatically" all of the other applicants will get the same e-mail.
Using placeholders in the email templates assures to address each applicant correctly.
