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E-Mail-Vorlagen können im eRecruiter in den Einstellungen verwaltet werden, im entsprechenden Menüpunkt "E-Mail-Vorlagen":

1. Zahnradsymbol oben rechts,
2. dann auf den Eintrag "Einstellungen" und
3. in der Detailnavigation auf "E-Mail-Vorlagen" klicken

Bestehende Vorlagen werden mit ihrem Namen, der Aktivität mit der sie verknüpft sind und der Hierarchieebene angezeigt. Ist keine Aktivität eingetragen, so wird diese Vorlage im Workflow an keiner Stelle suggeriert. Wenn keine Hierarchieebene ausgewählt ist, ist diese Vorlage nur für einen selbst sichtbar.

Vorlagen können hier durch Klick auf den roten Button "Löschen" gelöscht, durch das Plus-Symbol unten rechts, neu angelegt, oder durch Klick auf den Namen der Vorlage bearbeitet werden.

Bei Bearbeitung der Vorlage öffnet sich die Vorlage in einem neuen Fenster:

• Hier kann ein beliebiger Name vergeben werden.
• Die Hierarchieebene kann bestimmt werden mit dem Bearbeiten-Symbol, danach ist die Vorlage für alle eRecruiter User sichtbar, die sich auf derselben oder eine der darunterliegenden Hierarchieebenen befinden.
• Bei Aktion kann die Mailvorlage mit einem passenden Workflowschritt verknüpft werden, sodass sie im Mailkommunikationsfenster vorgeschlagen wird.
• Auch die Freigabe der Vorlage am Kundenportal ist möglich, sofern der eRecruiter über ein erweitertes Kundenportal, das direkte Kommunikation mit dem Bewerber erlaubt, verfügt.
• Links ist eine Liste an Platzhaltern vorhanden, bei Doppelklick werden diese automatisch in das Textfeld übernommen. Weitere Platzhalter können aus unserer Platzhalterliste kopiert werden. 
  Ein Platzhalter hat zu Beginn und am Ende immer ein $ Symbol. Innerhalb dieser ist die Quelle angegeben, aus der die Daten bezogen werden.
  Bei Klick auf Vorschau werden die Platzhalter in der Mailvorlage automatisch mit Dummywerten versehen um einen besseren Eindruck zu vermitteln, wie die Vorlage im Gebrauch aussieht.
• Der Text kann wie auch die Signaturen mit dem Texteditor in der Formatierung beeinflusst werden.
• Beim Erstellen einer Vorlage sollte berücksichtigt werden, dass eine Grußfloskel eventuell bereits in der Signatur vorhanden ist. In diesem Fall müsste sie in der Vorlage weggelassen werden.

• Gespeichert wird die Vorlage mit einem Klick auf das grüne Häkchen.